GDPR, sicurezza e operazioni di stampa › Crawford Technologies

In qualità di Print Service Provider, mantenere al sicuro i dati che elabori, per conto dei tuoi clienti, è sempre stata una delle tue priorità. Con una base clienti composta da banche, compagnie assicurative, servizi di pubblica utilità e società di telecomunicazioni, i documenti che stampi e invii per posta contengono spesso informazioni sensibili e riservate, e le violazioni dei dati contenenti dati di questa natura non sono mai state positive per gli affari.

Fino al 2018, se la sicurezza dei dati veniva compromessa da un elaboratore di dati, come un fornitore di servizi di stampa, la legislazione sulla protezione dei dati li riteneva responsabili solo per “mancato rispetto degli obblighi contrattuali nei confronti del titolare del trattamento dei dati”, ovvero il tuo cliente in questo caso. Ma quando il nuovo Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’UE è entrato in vigore a maggio dell’anno scorso, ha esposto gli stessi elaboratori di dati ad azioni dirette sia da parte degli enti regolatori che degli stessi interessati. In parole povere, se i dati del tuo cliente venivano compromessi, potevi anche essere ritenuto responsabile di una multa fino a 26 milioni di $ o del 4% del reddito mondiale ai sensi del GDPR.

Poiché lo scambio di dati e documenti tra te e il tuo cliente è una componente fondamentale della tua attività, sono necessarie soluzioni solide e pratiche per garantire non solo la sicurezza di tutti i dati sensibili, sia a riposo che in transito, ma anche che le tue operazioni di stampa quotidiane continuino senza ostacoli. A quasi 18 mesi dall’implementazione del GDPR, abbiamo pensato che potesse essere il momento di esaminare due soluzioni che soddisfano questi requisiti, per ricordarti il valore che apportano a un ambiente di produzione come il tuo.

Redazione

Al centro della redazione c’è un concetto semplice: limitare l’esposizione, limitare il rischio. È una proposta sensata, poiché non tutti i destinatari di un documento devono conoscere o visualizzare le informazioni sensibili o riservate in esso contenute. Ma come si ottiene questo risultato in pratica? Storicamente, con i documenti stampati, la redazione significava semplicemente apporre un segno nero o una casella sui dati personali per nasconderli all’osservatore. Oggi, tuttavia, nel nostro mondo digitale, le caselle nere non sono sufficienti, poiché nella maggior parte dei casi le informazioni riservate esistono ancora all’interno del documento anche se nascoste visivamente. Tuttavia, un software di redazione sofisticato consente di rimuovere completamente il testo sensibile dalle comunicazioni digitali o di modificarlo per ottenere lo stesso risultato.

Per i fornitori di servizi di stampa, il vantaggio del software di redazione è chiaro. Non solo fornisce un ulteriore livello di sicurezza dei dati, ma mantiene il contenuto al suo posto con la spaziatura e la dimensione dei caratteri appropriate, assicurando che buste, dispositivi di inserimento e macchine di smistamento continuino a funzionare come previsto.

Molti fornitori di servizi trovano utile questa funzionalità anche per ottenere una valutazione più accurata dell’utilizzo dell’inchiostro durante i test prima dell’output finale, sia in un ambiente di produzione dal vivo, sia quando si esaminano nuove apparecchiature.

Crittografia a livello di documento

Un’altra soluzione completa per la protezione dei dati è quella di crittografare tutti i file contenenti dati dei clienti a livello di documento o di pagina. La crittografia a livello di documento rimuove una serie di rischi attualmente associati alla crittografia a livello di file. Quando i dati sono contenuti in più documenti, possono essere esposti a un uso improprio una volta che il file stesso è stato “sbloccato”. Con la crittografia a livello di documento, tuttavia, quando è necessario visualizzare, modificare, elaborare o trasferire un file contenente più documenti, solo le pagine pertinenti per il documento specifico richiesto al suo interno vengono decrittografate e solo dal destinatario previsto che detiene la chiave appropriata.

La crittografia a livello di documento è un modo ideale per proteggere i file e i dati sensibili in transito, migliorando la sicurezza sia per il titolare del trattamento dei dati che per l’elaboratore dei dati. Soluzioni potenti che bloccano i dati in questo modo, durante lo scambio di documenti tra cliente e fornitore di servizi di stampa, possono aiutare entrambe le parti a raggiungere la conformità non solo con il GDPR, ma anche con una serie di altre normative del settore, come PCI e HIPAA.

Quando decidi che è arrivato il momento di rivedere la tua sicurezza dei dati, perché non dai un’occhiata più da vicino a due delle soluzioni di Crawford Technologies per i fornitori di servizi di stampa: PRO Lockdown e Redaction Express.