Scopri Subito Come Registrare Ospiti su Alloggiati Web: Guida Facile e Veloce!

Il Portale Alloggiati Web è una piattaforma digitale creata dalla Polizia di Stato italiana per semplificare la comunicazione delle identità degli ospiti da parte dei responsabili delle strutture ricettive alle questure di competenza. Questo strumento, obbligatorio per normativa, facilita un’integrazione efficace e protetta dei dati essenziali per la sicurezza pubblica.

Esaminiamo nel dettaglio il funzionamento e le informazioni necessarie da conoscere.

Che cosa è il Portale Alloggiati Web e come opera?

Il Portale Alloggiati Web consente ai responsabili delle strutture ricettive di inviare elettronicamente le identità degli ospiti alloggiati, come richiesto dall’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS).

Mediante un’interfaccia web, gli operatori possono inserire manualmente i dati degli ospiti o caricare file creati da software gestionali compatibili. Il sistema assicura la trasmissione protetta delle informazioni, rispettando le leggi vigenti sulla privacy e sulla protezione dei dati personali.

Quali sono gli obbligati all’uso del Portale Alloggiati Web?

L’uso del Portale Alloggiati Web è obbligatorio per tutti i gestori di strutture ricettive, a prescindere dalla tipologia o dalla dimensione dell’attività. Ciò include: hotel, bed and breakfast, agriturismi, case per vacanze, affittacamere e campeggi.

Anche chi propone alloggi tramite piattaforme come Airbnb deve adempiere a questa normativa, sia che l’attività sia condotta in forma imprenditoriale che occasionale. La notifica delle identità degli ospiti è un dovere legale mirato a garantire la sicurezza pubblica e il monitoraggio dei flussi turistici.

Quando è necessario registrare gli ospiti?

La segnalazione delle identità degli ospiti deve avvenire entro 24 ore dall’arrivo nella struttura. Per soggiorni più brevi di 24 ore, la registrazione deve essere effettuata subito dopo l’arrivo. È cruciale rispettare queste scadenze per assicurare un aggiornamento tempestivo delle informazioni presso le autorità competenti.

Ritardi o omissioni possono comportare sanzioni amministrative o penali.

Come raccogliere i dati degli ospiti?

All’arrivo, è essenziale richiedere agli ospiti un documento d’identità valido, come carta d’identità, passaporto o patente di guida. Le informazioni da ottenere includono:

• Nome e cognome
• Data e luogo di nascita
• Cittadinanza
• Numero e tipo di documento d’identità
• Data di emissione e di scadenza del documento

È fondamentale verificare l’accuratezza e la completezza dei dati. L’uso di dispositivi di scansione o software gestionali può semplificare la raccolta e l’inserimento delle informazioni, minimizzando il rischio di errori. È cruciale assicurare che il trattamento dei dati avvenga nel rispetto delle normative sulla privacy, come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

Come acquisire le credenziali per il Portale Alloggiati Web?

Per accedere al Portale Alloggiati Web, è necessario richiedere le credenziali alla questura competente per territorio. La procedura include generalmente:

• Compilazione di un modulo di richiesta: disponibile presso la questura o sul suo sito web.
• Presentazione della documentazione richiesta: tra cui l’autorizzazione all’attività ricettiva (es. SCIA) e un documento d’identità valido del titolare o del legale rappresentante.
• Invio della richiesta: che può avvenire di persona, via PEC o attraverso altri canali indicati dalla questura.

Una volta approvata la richiesta, la questura fornirà un nome utente e una password per l’accesso al portale. È responsabilità del gestore custodire con cura queste credenziali e usarle conformemente alle normative vigenti.

Come registrare gli ospiti sul Portale Alloggiati Web

Dopo aver ottenuto le credenziali, per registrare gli ospiti sul Portale Alloggiati Web è necessario:

• Accedere al portale: utilizzando le credenziali ricevute.
• Inserire i dati degli ospiti: compilando i campi richiesti per ogni ospite. È possibile inserire i dati manualmente o caricare un file generato da un software gestionale compatibile.
• Verificare le informazioni: assicurandosi che tutti i dati siano corretti e completi.
• Inviare le schedine: una volta confermate le informazioni, procedere con l’invio telematico.

Il sistema genererà una ricevuta che attesta l’avvenuta trasmissione dei dati. È consigliabile conservare queste ricevute per almeno cinque anni, come prova dell’adempimento degli obblighi di legge.

Cosa fare in caso di problemi con il portale

In caso di difficoltà tecniche con il Portale Alloggiati Web, è importante:

• Verificare la connessione internet.
• Controllare il browser utilizzato: alcuni problemi possono essere causati da incompatibilità o versioni obsolete.
• Contattare l’assistenza tecnica: tramite i contatti disponibili sul portale, per segnalare il problema e ottenere aiuto.

Nel frattempo, è essenziale continuare a raccogliere i dati degli ospiti e conservarli su supporto cartaceo o digitale. Una volta risolto il problema tecnico, sarà necessario procedere all’invio delle informazioni appena possibile. È importante documentare il malfunzionamento e le azioni intraprese per risolverlo, in modo da poter dimostrare la propria diligenza in caso di controlli da parte delle autorità.

La documentazione può includere screenshot, e-mail inviate all’assistenza tecnica e registrazioni delle comunicazioni telefoniche, ove possibile. È sempre consigliabile non procrastinare eccessivamente la comunicazione dei dati, anche in presenza di problemi tecnici.

Esistono sanzioni se non segnalo gli ospiti alla questura?

La mancata trasmissione delle identità degli ospiti tramite il Portale Alloggiati Web costituisce una violazione delle disposizioni dell’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS). Le sanzioni possono essere amministrative o, nei casi più gravi, penali. Le multe amministrative possono iniziare da alcune centinaia di euro e crescere considerevolmente a seconda della gravità della violazione o della frequenza della stessa.

In situazioni di dolo o negligenza nell’omissione, il gestore può essere soggetto a procedimenti penali che implicano conseguenze più severe, come la sospensione dell’attività. Inoltre, la mancata notifica degli ospiti può danneggiare l’immagine della struttura ricettiva, compromettendo la fiducia dei clienti e mettendo a rischio collaborazioni con enti o piattaforme di prenotazione.

Per prevenire problemi, è cruciale integrare il processo di registrazione degli ospiti nella routine quotidiana della gestione della struttura. In caso di dubbi, è sempre possibile contattare la questura per ottenere chiarimenti o assistenza sull’utilizzo del Portale Alloggiati Web.